Kısa Cevap: Teşvik gezisi planlamaya başlamadan önce netleştirilmesi gereken 15 soru: hedef kitle ve katılımcı sayısı, bütçe çerçevesi, destinasyon tercihi, program süresi, sezon/tarih, gala/ödül töreni ihtiyacı ve daha fazlası. PREX MICE olarak 10 ile 100 kişi arasında değişen teşvik gezisi projelerinde bu soruların netleşme hızının, planlama sürecinin verimliliğini doğrudan belirlediğini gördük.
Hedef ve Kapsam Soruları
1) Bu gezinin temel amacı ne (ödüllendirme, motivasyon, ilişki güçlendirme)? 2) Katılımcı sayısı ve profili kim (bayi, çalışan, üst düzey yönetici)? 3) Katılımcılar eşleriyle/ailesiyle mi katılacak? (Oda/program planlamasını doğrudan etkiliyor.) 4) Toplam bütçe çerçevesi ne kadar?
Destinasyon ve Zamanlama Soruları
5) Yurt içi mi yurt dışı mı tercih ediliyor? Shell için Tayland, Paris, Ukrayna ve Benelüks gibi uluslararası destinasyonlarda düzenlediğimiz gezilerde olduğu gibi, yurt dışı seçimi vize ve uçuş planlamasını erken devreye sokuyor. 6) Hangi sezon/ay planlanıyor? 7) Program kaç gün sürecek? 8) Katılımcıların çoğu hangi şehirden/ülkeden geliyor?
Program İçeriği Soruları
9) Gala/ödül töreni akşamı planlanıyor mu? 10) Kültürel/doğa turu gibi ek aktiviteler dahil edilecek mi? 11) Serbest zaman payı ne kadar olmalı? Çok yoğun bir program katılımcıyı yorabiliyor, çok boş bir program ise “neden bu gezi düzenlendi” sorusunu gündeme getirebiliyor. 12) Özel bir tema veya konsept var mı?
Lojistik ve Bütçe Soruları
13) Konaklama all-inclusive mi, yarım pansiyon mu? 14) Bütçe kalemleri nasıl önceliklendirilecek? 15) Beklenmedik durumlar için kontenjans payı ayrıldı mı?
Bu Soruların Doğru Sırası Neden Önemli?
Deneyimimize göre şirketler genellikle önce destinasyona karar verip sonra bütçeyi buna göre uydurmaya çalışıyor; bu da sık sık bütçe aşımına yol açıyor. Doğru sıralama tam tersi: önce hedef ve bütçe netleşmeli, destinasyon seçimi bu ikisinin kesişiminde ortaya çıkmalı.
Katılımcı Seçim Kriterleri Nasıl Belirlenir?
Teşvik gezisine kimlerin hak kazanacağı (satış hedefi, performans puanı, kıdem) baştan net ve şeffaf bir şekilde duyurulmalı. Belirsiz veya adaletsiz algılanan bir seçim kriteri, teşvik gezisinin motivasyon aracı olma amacını tersine çevirip hayal kırıklığına yol açabiliyor.
Eş/Partner Katılımı Kararı
Bazı şirketler teşvik gezisine katılımcının eşini/partnerini de dahil ediyor; bu tercih programın maliyetini artırsa da, katılımcı motivasyonunu ve etkinliğin “ödül” algısını güçlendirebiliyor. Karar, bütçe ve şirket kültürüne göre netleştirilmeli.
PREX MICE ile Teşvik Gezisi Planlaması
Bu 15 soruyu birlikte netleştirip şirketinize özel bir teşvik gezisi programı tasarlamak için bizimle iletişime geçin.
Sık Sorulan Sorular
Bu soruları kim yanıtlamalı? Genellikle İK veya satış yönetimi, üst yönetimle birlikte bu soruları netleştirip ajansa brief olarak iletiyor.
Tüm sorulara net cevap vermeden planlamaya başlanabilir mi? Kısmen. Ancak bütçe ve hedef kitle gibi temel sorular netleşmeden mekan/destinasyon araştırmasına başlamak genellikle zaman kaybına yol açıyor.
Destinasyon seçimi bu sorulardan hangisine bağlı? Öncelikle bütçe, katılımcı sayısı ve sezon tercihi.
İlgili İçerikler
Antalya’da Teşvik (Incentive) Gezisi Planlama Rehberi · Kapadokya’da Teşvik Gezisi: Balon Turu, Gala ve Kurumsal Program Entegrasyonu · Türkiye’de Kurumsal Etkinlik Bütçesi Nasıl Planlanır? Adım Adım Rehber · Kurumsal Teşvik (Incentive) Gezisi Nedir, Neden Önemlidir?
